Manajemen umum "Koordinasi" (Tugas Softskill 2)
BAB 1 Pengertian Koordinasi
Koordinasi (coordination) adalah proses pengitegrasian
tujuan-tujuan kegiatan-kegiatan pada sutuan-satuan yang terpisah (departemen
atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan
organisasi secara efisien.
BAB 2 Kebutuhan akan koordinasi
Untuk melihat kemampuan
seorang manajer sebagai pemimpin(atasan) dalam melakukan koordinasi dilihat dari
besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai
rentang manajemen.
Koodinasi dibutuhkan sekali
oleh para karyawannya, sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan
mana yang harus diikuti, sehingga akan merugikan organisasi itu sendiri. Dengan
koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatan untuk mencapai
tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atau perusahaan atau bagian menjadi
seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usaha untuk menciptakan keadaan yang
berupa tiga, yaitu serasi,selaras dan seimbang. Kebutuhan koordinasi tergantung
pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan
dari tiap satuan pelaksanaan.
Prinsip rentang manajemen
berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh
manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan
erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan
kegiatan bawahan secara efektif.
Terdapat3(tiga) macam
saling ketergantungan diantara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh
JamesD.Thompson (Handoko,2003:196), yaitu:
1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)
Bila satuan-satuan organisasi
tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian
tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu
hasil akhir.
2. Saling ketergantungan
yang berurutan (sequential interdependece)
Dimana suatu satuan organisasi
harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
3.Saling ketergantungan
timbal balik(reciprocal interdependence)
Merupakan hubungan member dan
menerima antar satuan organisasi.
BAB 3 Masalah-masalah pendapain koordinasi yang efektif
Peningkatan spesialisasiakan menaikkan kebutuhan akan koordinasi.Tetapi
semakin besar derajat spesialisasi, semakin sulit bagi manajer untuk mengkoordinasikan
kegiatan-kegiatan khusus dari satuan –satuan yang berbeda. PaulR.LawrencedanJayW.Lorch(Handoko,2003:197)
mengungkapkan 4(empat) tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja yang mempersulit
tugas pengkoordinasian, yaitu:
1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-
pandanga nmereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi
yang baik.
2. Perbedaan dalam oriantasi waktu
Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan
segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih
terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan
yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin
dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi
satu dengan yang lain.
4. Perbedaan dalam formalitas struktur.
Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda
dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan
untuk balas jasa bagi karyawan.
Komunikasi
adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsungtergantung pada perolehan, penyebaran dan
pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi,
semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan
informasi.
Tiga
Pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif :
A. Tekhnik-tekhnik
manajemen dasar yaitu Dengan
mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan
tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur.
B. Meningkatkan
koordinasai potensial yaitu Menjadi diperlukan bila bermacam-macam
satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan
fungsi.
C. Mengurangi
kebutuhan akan koordinasi
yaitu Dalam beberapa situasi
adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini
dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan
smber
daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali
satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
BAB 4 Mekanisme – Mekanisme Pengkoordinasian Dasar
Dalam pengkoordinasian dasar kita harus mengetahui Mekanisme-mekanisme apa
saja yg harus di perhatikan
yaitu :
A.Hirarki manajerial
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal,hubungan
tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila
dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
B.
aturan
dan prosedur
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk
menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang
efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
C.Rencana dan penetapan tujuan
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian
melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.
Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh
informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan
satuan-satuan oraganisasi.
BAB 5 Meningkatkan
koordinasi potensial
Diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling
tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan
melalui dua cara, yaitu:
A. Investasi dalam system informasi vertikal
Komunikasi ini dapat terjadi didalam atau diluar rantai perintah.Sistem
informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran,
keuangan, produksi, danoperasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi
yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
B. Hubungan-hubungan lateral (horizontal)
Dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat
pada tingkat dimana informasi diperlukan.
Beberapa hubungan lateral, yaitu:
-Peranan penghubung ,yang menangani komunikasi antar departemen
sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
-Panitnya dan satuan tugas .Panitnya biasanya diorganisasi secara
formal dengan pertemuan yang dijadwal kan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan
untuk masalah-masalah khusus.
-Pengintegrasian peranan-peranan ,yang dilakukan oleh missal manajer
produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus
memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari
seseorang.
-Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui
perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini
diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada diatas tidak secara
efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
-Organisasi
matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penangan andan penyelesaian proyek-proyek
yang kompleks.
BAB 6 Pengurangan
kebutuhan akan koordinasi
A. Penciptaan sumber daya–sumber daya tambahan
Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagisatuan-satuan
kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah
yang timbul berkurang.
B. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri
Teknik
ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi.
Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah
satu organisasi operasi (perusahaan).
DAFTAR
PUSTAKA
