Penerapan Sistem Pembelian Just In Time (JIT) untuk Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas pada
Perusahaan Manufaktur
Rafi Syaksena Lazuardy
Jurusan Manajemen Informatika,
Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Gunadarma
Jl. Margonda Raya No. 100 Pondok
Cina, Depok 16424
rafisyaksena57@Gmail.com
ABSTRAKSI
Penelitian ini bertujuan untuk Mengetahui
tentang Sistem
Just In Time (JIT) Salah satu
cara untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas yaitu dengan cara
pendekatan sistem Just In Time (JIT).
Just In Time dikenal sebagai
filosofi yang berfokus pada usaha-usaha untuk mengeliminasi segala bentuk
pemborosan yang berupa aktivitas yang tidak bernilai tambah (non value-added activity) dan
meningkatkan aktivitas yang bernilai tambah (value added activity). Dengan menerapkan strategi ini, perusahaan akan
dapat menekan pemborosan yang terjadi khususnya dalam pengelolaan persediaan.
Kata Kunci :
Sistem just In Time (JIT)
PENDAHULUAN
1. Latar
Belakang
Pada era globalisasi seperti saat ini, perkembangan
di bidang ilmu teknologi dan komunikasi tumbuh dengan sangat pesat. Hal
tersebut membuat persaingan di dunia bisnis semakin ketat di tengah kondisi
perekonomian dunia yang terus berkembang dengan cepat. Persaingan bisnis ini
membuat perusahaan melakukan investasi yang terlalu besar atas persediaan bahan
baku dan kurang efektifnya keputusan yang diambil dalam menentukan tingkat
persediaan bahan baku. Hal ini seringkali menjadi alasan utama kurang
efisiennya biaya persediaan yang dikeluarkan perusahaan untuk setiap produksi
yang dijalankannya.
Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan
produktivitas yaitu dengan cara pendekatan sistem Just In Time (JIT). Just
In Time dikenal sebagai filosofi yang berfokus pada usaha-usaha untuk
mengeliminasi segala bentuk pemborosan yang berupa aktivitas yang tidak
bernilai tambah (non value-added activity) dan meningkatkan aktivitas
yang bernilai tambah (value added activity). Dengan menerapkan strategi
ini, perusahaan akan dapat menekan pemborosan yang terjadi khususnya dalam
pengelolaan persediaan.
Sistem Just In Time (JIT) dapat diterapkan
dalam berbagai bidang fungsional perusahaan, yaitu aktivitas pembelian,
produksi, dan distribusi. Aktivitas pembelian atau pengadaan barang dalam suatu
perusahaan baik berupa pembelian barang dagangan ataupun barang untuk
kepentingan produksi merupakan salah satu aktivitas utama yang terjadi secara
rutin dan berkesinambungan. Sebagai aktivitas rutin, peluang untuk terjadinya
pemborosan (waste) sangat besar sekali. Untuk itu Just In Time (JIT) pada
aktivitas pembelian akan berusaha mengurangi atau bahkan mengeliminasi
pemborosan (waste) tersebut. Just In Time Purchasing dibutuhkan
karena mensyaratkan para pemasok untuk mengirimkan bahan baku tepat pada
waktunya dan dalam jumlah yang tepat pula untuk diproduksi.
Pengiriman bahan baku oleh pemasok yang tepat waktu
dan dalam jumlah yang tepat menyebabkan perusahaan mempunyai kemampuan untuk
menghadapi permintaan konsumen akan kualitas produk yang lebih baik, sehingga
perusahaan dapat meningkatkan produktivitasnya. Sistem pembelian Just In
Time juga dapat meningkatkan efisiensi karena nilai persediaan diusahakan
menjadi seminimal mungkin atau bahkan nol, sehingga aktivitas-aktivitas yang
tidak bernilai tambah dapat dikurangi atau dieliminasi dan aktivitas-aktivitas
yang bernilai tambah dapat ditingkatkan, karena di dalam persediaan itu
terkandung nilai uang, tempat penyimpanan, dan tenaga kerja yang jika ditumpuk
hanya akan menimbulkan pemborosan.
2. Tujuan Penulisan
Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan makalah
ini adalah untuk mengetahui manfaat penerapan sistem pembelian Just In Time
(JIT) untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas pada perusahaan
manufaktur.
3.
Rumusan Masalah
Kelemahan Just In Time
(JIT) adalah tingkatan order ditentukan oleh data permintaan historis. Jika
permintaan naik melebihi dari rata-rata perencanaan historis maka akan
mempengaruhi tingkat pelayanan konsumen. Sistem Just In Time (JIT) ini
juga sangat tergantung terhadap pemasok. Jika pada saat perusahaan memerlukan
bahan baku dari pemasok, tetapi pada saat itu pemasok tidak mempunyai
persediaan bahan baku yang cukup
4. Harapan
Diharapkan dapat memberikan pemahaman dan
pengetahuan tentang penerapan sistem pembelian Just In Time (JIT) untuk
meningkatkan efisiensi dan produktivitas pada perusahaan manufaktur.
METODE
PENELITIAN
Dalam
penyusunan penulisan ini, penulis menggunakan cara
pengumpulan
data melalui :
· Tahap pengumpulan data Pada
tahap ini terbagi dalam beberapa kelompok yaitu :
a) Berproduksi sesuai dengan pesanan jadwal produksi
induk
Sistem manufaktur baru akan dioperasikan untuk
menghasilkan produk menunggu setelah diperoleh kepastian adanya order dalam
jumlah tertentu masuk. Tujuan utamanya untuk memproduksi finished goods tepat
waktu dan sebatas pada jumlah yang ingin dikonsumsikan saja, untuk itu
proses produksi akan menghasilkan sebanyak yang diperlukan dan secepatnya
dikirim ke pelanggan yang memerlukan untuk menghindari terjadinya stok serta
untuk menekan biaya penyimpanan.
b) Produksi dalam jumlah kecil
Produksi dilakukan dalam jumlah lot (lot size) yang
kecil untuk menghindari perencanaan dan jeda waktu yang kompleks seperti halnya
dalam produksi jumlah besar. Fleksibilitas aktivitas produksi akan bisa
dilakukan, karena hal tersebut memudahkan untuk melakukan
penyesuaian-penyesuaian dalam rencana produksi terutama menghadapi perubahan
permintaan pasar.
c) Mengurangi pemborosan (eliminate waste)
Pemborosan (waste) harus dieliminasi dalam
setiap area operasi yang ada. Semua pemakaian sumber-sumber input (material,
energi, jam kerja mesin atau orang, dan lain-lain) tidak boleh melebihi batas
minimal yang diperlukan untuk mencapai target produksi.6
d) Perbaikan aliran
produk secara terus-menerus (continuous product flow improvement)
Tujuan pokoknya adalah menghilangkan proses-proses
yang tidak produktif yang bisa menghambat kelancaran aliran produksi.
e) Penyempurnaan kualitas produk (product quality
perfection)
Kualitas produk merupakan tujuan dari aplikasi Just
In Time (JIT) dalam sistem produksi. Disini selalu diupayakan untuk
mencapai kondisi “Zero Defect” dengan cara melakukan pengendalian secara
total dalam setiap langkah proses yang ada. Segala bentuk penyimpangan haruslah
bisa diidentifikasi dan dikoreksi sedini mungkin.
f) Respek terhadap
semua orang / karyawan (respect to people)
Dengan metode Just In Time (JIT) dalam sistem
produksi setiap pekerja akan diberi kesempatan dan otoritas penuh untuk
mengatur dan mengambil keputusan apakah suatu aliran operasi bisa diteruskan atau
harus dihentikan karena dijumpai adanya masalah serius dalam satu stasiun kerja
tertentu.
g) Mengurangi segala bentuk ketidak-pastian
Persediaan yang ide dasarnya diharapkan bisa
mengantisipasi permintaan yang berfluktuasi dan segala kondisi yang tidak
terduga, justru akan berubah menjadi waste bilamana tidak segera
digunakan. Begitu pula rekruitmen tenaga kerja dalam jumlah besar secara
tidak terkendali seperti halnya yang umum dijumpai dalam aktivitas proyek akan
menyebabkan terjadinya pemborosan bilamana tidak dimanfaatkan pada waktunya.
Oleh karena itu dalam perencanaan dan penjadwalan produksi harus bisa dibuat
dan dikendalikan secara teliti. Segala bentuk yang memberi kesan
ketidak-pastian harus bisa dieliminasi dan harus sudah dimasukkan dalam
pertimbangan.
h) Perhatian dalam jangka panjang
Ketujuh prinsip pelaksanaan Just In Time (JIT) dalam
sistem produksi di atas bukanlah suatu komitmen perusahaan yang diaplikasikan
dalam jangka waktu pendek. Melainkan harus dibangun secara berkelanjutan dan
merupakan komitmen semua pihak dalam jangka panjang. Dalam jangka pendek, ada
kemungkinan aplikasi Just In Time (JIT) dalam sistem produksi justru akan
menambah biaya produksi mengikuti konsekuensi proses terbentuknya kurva
belajar.
PEMBAHASAN
1. Definisi
Just In Time (JIT)
Menurut Hansen & Mowen (2001:591), Just In
Time (JIT) merupakan suatu pendekatan manufaktur yang mempertahankan bahwa
produk-produk harus ditarik dari seluruh sistem dengan adanya permintaan, dan
bukannya mendorong seluruh sistem dengan skedul yang tetap untuk mengantisipasi
permintaan.
Just In Time (JIT) merupakan sistem produksi yang komprehensif dan sistem
manajemen persediaan dimana bahan baku dibeli dan diproduksi sebanyak yang
dibutuhkan serta digunakan pada saat yang tepat dalam setiap proses produksi
(Blocher, dkk., 2002:113; dalam Kuzatmono, 2008).
Just In Time (JIT) dapat berarti banyak hal yang berbeda-beda bagi
masyarakat, baik masyarakat bisnis maupun masyarakat umum. Beberapa pihak
menganggap Just In Time (JIT) adalah suatu pendekatan; bagi pihak lain JIT
adalah suatu metodologi, atau suatu filosofi, atau suatu konsep atau suatu
strategi (Schniederjans, 1993:4; dalam Soewarno, 2005).4
Menurut (Agustina, dkk., 2007) secara garis besar Just
In Time (JIT) ada dua macam, yaitu Just In Time Purchasing dan Just
In Time Production. Menurut Gaspersz (2001:37; dalam Kuszatmono, 2008), Just
In Time Purchasing adalah sistem pembelian barang dengan jumlah dan waktu
yang tepat sehingga barang tersebut dapat segera diterima untuk memenuhi
permintaan atau untuk digunakan. Sedangkan Just In Time Production adalah
sistem produksi yang prinsipnya hanya memproduksi jenis-jenis barang yang
diminta sejumlah yang diperlukan dan pada saat dibutuhkan oleh konsumen.
2. Tujuan
Just In Time (JIT)
Menurut Hansen & Mowen (2005:478), Just In Time (JIT) memiliki
dua tujuan strategis, yaitu untuk meningkatkan laba dan untuk memperbaiki
posisi bersaing perusahaan. Kedua tujuan ini dapat dicapai dengan mengendalikan
biaya (yang memungkinkan persaingan harga yang lebih baik dan peningkatan
laba), memperbaiki kinerja pengiriman dan meningkatkan kualitas.
Menurut Gaspersz (2001:23; dalam Kuszatmono, 2008) tujuan Just In Time
(JIT) adalah “... untuk menghasilkan produk pada tingkat kualitas dan
kuantitas yang prima, melalui cara yang paling efisien dan ekonomis, serta
tepat waktu yaitu pada saat produk tersebut dibutuhkan oleh konsumen”.
3. Manfaat Just In
Time (JIT)
Manfaat Just In Time (Indiscribd, 2009):
a) Berkurangnya persediaan – Biaya “berkurang”, investasi pada
persediaan.
b) Meningkatnya pengendalian mutu – Pemasok lebih komit.
4. Prinsip Dasar Just
In Time (JIT)
Untuk menghasilkan metode Just In Time (JIT) maka harus ada
delapan prinsip yang harus dijadikan dasar pertimbangan di dalam menentukan
sistem strategi produksi, yaitu (Jaelani, 2009):
a) Berproduksi sesuai dengan pesanan jadwal produksi induk
Sistem manufaktur baru akan dioperasikan untuk menghasilkan produk
menunggu setelah diperoleh kepastian adanya order dalam jumlah tertentu masuk.
Tujuan utamanya untuk memproduksi finished goods tepat waktu dan sebatas
pada jumlah yang ingin dikonsumsikan saja, untuk itu proses produksi
akan menghasilkan sebanyak yang diperlukan dan secepatnya dikirim ke pelanggan
yang memerlukan untuk menghindari terjadinya stok serta untuk menekan biaya
penyimpanan.
b) Produksi dalam jumlah kecil
Produksi dilakukan dalam jumlah lot (lot size) yang kecil untuk
menghindari perencanaan dan jeda waktu yang kompleks seperti halnya dalam
produksi jumlah besar. Fleksibilitas aktivitas produksi akan bisa dilakukan,
karena hal tersebut memudahkan untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian dalam
rencana produksi terutama menghadapi perubahan permintaan pasar.
c) Mengurangi pemborosan (eliminate waste)
Pemborosan (waste) harus dieliminasi dalam setiap area operasi
yang ada. Semua pemakaian sumber-sumber input (material, energi, jam kerja
mesin atau orang, dan lain-lain) tidak boleh melebihi batas minimal yang
diperlukan untuk mencapai target produksi.6
d) Perbaikan aliran produk
secara terus-menerus (continuous product flow improvement)
Tujuan pokoknya adalah menghilangkan proses-proses yang tidak produktif
yang bisa menghambat kelancaran aliran produksi.
e) Penyempurnaan kualitas produk (product quality perfection)
Kualitas produk merupakan tujuan dari aplikasi Just In Time (JIT) dalam
sistem produksi. Disini selalu diupayakan untuk mencapai kondisi “Zero
Defect” dengan cara melakukan pengendalian secara total dalam setiap
langkah proses yang ada. Segala bentuk penyimpangan haruslah bisa diidentifikasi
dan dikoreksi sedini mungkin.
f) Respek terhadap semua
orang / karyawan (respect to people)
Dengan metode Just In Time (JIT) dalam sistem produksi setiap
pekerja akan diberi kesempatan dan otoritas penuh untuk mengatur dan mengambil
keputusan apakah suatu aliran operasi bisa diteruskan atau harus dihentikan
karena dijumpai adanya masalah serius dalam satu stasiun kerja tertentu.
g) Mengurangi segala bentuk ketidak-pastian
Persediaan yang ide dasarnya diharapkan bisa mengantisipasi permintaan
yang berfluktuasi dan segala kondisi yang tidak terduga, justru akan berubah
menjadi waste bilamana tidak segera digunakan. Begitu pula rekruitmen
tenaga kerja dalam jumlah besar secara tidak terkendali seperti halnya yang
umum dijumpai dalam aktivitas proyek akan menyebabkan terjadinya pemborosan
bilamana tidak dimanfaatkan pada waktunya. Oleh karena itu dalam perencanaan
dan penjadwalan produksi harus bisa dibuat dan dikendalikan secara teliti. 7
Segala bentuk yang memberi kesan ketidak-pastian harus bisa dieliminasi
dan harus sudah dimasukkan dalam pertimbangan.
h) Perhatian dalam jangka panjang
Ketujuh prinsip pelaksanaan Just In Time (JIT) dalam sistem
produksi di atas bukanlah suatu komitmen perusahaan yang diaplikasikan dalam
jangka waktu pendek. Melainkan harus dibangun secara berkelanjutan dan
merupakan komitmen semua pihak dalam jangka panjang. Dalam jangka pendek, ada
kemungkinan aplikasi Just In Time (JIT) dalam sistem produksi justru
akan menambah biaya produksi mengikuti konsekuensi proses terbentuknya kurva
belajar.
5. Karakteristik
Dasar Just In Time (JIT)
Hansen & Mowen (2005:479) menyatakan ada beberapa karakteristik dasar
Just In Time (JIT):
a) Tata letak pabrik
Just In Time (JIT) mengganti
tata letak pabrik tradisional ini dengan suatu pola sel manufaktur. Sel
manufaktur terdiri dari mesin-mesin yang dikelompokkan dalam kumpulan, biasanya
dalam bentuk setengah lingkaran. Mesin-mesin diatur sehingga mereka dapat
digunakan untuk melakukan berbagai operasi secara berurutan. Tiap sel
dipersiapkan untuk menghasilkan produk atau kumpulan produk tertentu. Produk
dipindah dari satu mesin ke yang lainnya dari awal hingga selesai. Para pekerja
ditugaskan pada sel-sel dan dilatih untuk mengoperasikan semua mesin dalam sel.
b) Pengelompokkan dan pemberdayaan karyawan
Pelatihan pekerja sel untuk melakukan tugas-tugas ganda juga memiliki
pengaruh pada relokasi dukungan pelayanan pada sel. Sebagai 8
tambahan dari pekerjaan produksi langsung, para pekerja sel dapat
melakukan tugas persiapan, memindahkan barang setengah jadi dari bagian ke
bagian lain dalam sel, melakukan perawatan pencegahan dan perbaikan kecil,
melakukan inspeksi kualitas, dan melakukan tugas pembersihan. Kemampuan
multitugas ini secara langsung berhubungan pada pendekatan tarikan melalui
produksi.
c) Total quality control
Just In Time (JIT) perlu
memberikan tekanan yang lebih kuat pada pengelolaan kualitas. Total quality
control pada intinya adalah suatu pengerjaan tanpa henti untuk suatu
kualitas sempurna, usaha untuk mendapatkan suatu desain produk dan proses
manufaktur tanpa cacat.
d) Ketelusuran biaya overhead
Suatu sistem pembiayaan menggunakan tiga metode untuk membebankan biaya
pada produk individual: penelusuran langsung, penelusuran penggerak, dan
alokasi. Dari ketiga metode, penelusuran langsung adalah yang paling akurat
dan, sehingga, lebih disukai daripada dua metode lainnya.
e) Pengaruh persediaan
Just In Time (JIT) umumnya
menurunkan persediaan hingga tingkat yang sangat rendah. Pencapaian terhadap
tingkat yang tidak signifikan dari persediaan adalah vital bagi kesuksesan Just
In Time. Just In Time (JIT) menolak untuk menggunakan persediaan
sebagai solusi dari masalah-masalah ini. Bahkan, persediaan tidak hanya
dipandang sebagai pemborosan namun sebagai sesuatu yang langsung berhubungan
dengan kemampuan perusahaan untuk bersaing.9
6. Definisi
Sistem Pembelian Just In Time (Just In Time Purchasing)
Menurut Hansen & Mowen (2005:477), konsep pembelian JIT (Just
In Time Purchasing) yang mensyaratkan para pemasok untuk mengirimkan suku
cadang dan bahan baku tepat pada waktunya untuk produksi. Sistem pembelian Just
In Time (JIT) merupakan bagian yang sangat kritis dalam keseluruhan sistem Just
In Time (JIT) karena melibatkan pihak luar, yaitu pemasok (Agustina, dkk.,
2007).
Pembelian Just In Time (JIT) dapat mengurangi waktu dan biaya yang
berhubungan dengan aktivitas pembelian dengan cara sebagai berikut (Agustina,
dkk., 2007) :
a) Mengurangi jumlah pemasok, sehingga perusahaan dapat mengurangi
sumber-sumber yang dicurahkan dalam negosiasi dengan pemasok.
b) Mengurangi atau mengeliminasi waktu dan biaya negosiasi melalui
kontrak jangka panjang dengan pemasok, menyangkut persyaratan pembelian,
kualitas bahan dan harga yang wajar.
c) Memiliki pembeli atau konsumen dengan program pembelian yang mapan.
Rencana pembelian yang mapan oleh pembeli atau konsumen, dapat memberikan
informasi bagi pemasok mengenai persyaratan kualitas bahan dan saat penyerahan
dengan tenggang waktu tertentu sesuai rencana produksi.
d) Mengeliminasi dan mengurangi kegiatan dan biaya yang tidak menambah
nilai bagi produk, seperti kegiatan dan biaya penyimpanan atau biaya pemindahan
bahan dari gudang ke pabrik.
e) Mengurangi waktu dan biaya program pemeriksaan kualitas. Pemilihan
pemasok yang dapat menjamin ketepatan waktu, jumlah dan kualitas barang yang
dibeli dapat mengurangi waktu dan biaya pemeriksaan.
HASIL
Dengan menerapkan Just In Time (JIT) pada
fungsi pembelian, maka kinerja perusahaan akan menjadi lebih baik karena
perusahaan dapat mengontrol persediaannya. Efisiensi dan produktivitas
memberikan informasi jangka pendek namun akan memberikan dampak jangka panjang
terhadap kinerja perusahaan, sehingga perusahaan dapat tetap bertahan dalam
persaingan bisnis global di masa depan.
DAFTAR PUSTAKA
Agustina, Y., Dewi, S.,
dan Ermadiani, 2008, Analisa Penerapan Sistem Just In Time untuk
Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas pada Perusahaan Industri, Jurnal
Akuntansi dan Keuangan, Vol. 12, No. 1, Januari: 135-146.
Tjahjadi, B., 2001, Just-
In-Time (JIT) Pusrchasing, Just-In-Time (JIT) Production System:
Pengaruhnya terhadap Kinerja Produktivitas, Majalah Ekonomi, No. 3,
Desember: 226-238.
Ciptani, 2000, Balance
Scorecard sebagai Pengukuran Kinerja Masa Depan: Suatu Pengantar, Jurnal
Akuntansi dan Keuangan, Vol. 2, No. 1, Mei: 21-35.
Danfar, 2009, Definisi/Pengertian
Efisiensi, 28 Maret.
Dumadia, 2009, Produktivitas,
22 Februari.
Hansen, D.R., dan
Maryanne M.M., 2001, Manajemen Biaya, edisi pertama, Jakarta: Salemba
Empat.26
Hayzer, J., dan Render,
B., 2006, Manajemen Operasi, edisi ketujuh, Jakarta: Salemba Empat.
Indiscribd, 2009,
Konsep Pengendalian Persediaan – Just In Time (JIT), diakses 27 November
2009,
http://indiscribd.blogspot.com/2009/04/konsep-pengendalian-persediaan-just-in.html.
Indrabayu, F.D., 2003, Penerapan
Just In Time Purchasing sebagai Alternatif Pengendalian Bahan Baku pada PT
Industri Sandang Nusantara Unit Patal Grati Pasuruan, 26 Juli.
Jaelani, E., 2009, Just
In Time, 2 Februari.
Kuszatmono, B.S., 2008,
Penerapan Just In Time Purchasing System pada Fungsi Pembelian untuk
Meningkatkan Efisiensi Biaya Persediaan pada PT. Varia Usaha Beton di Sidoarjo,
Sripsi tidak dipublikasikan, Surabaya: Universitas Airlangga.
Mangkuprawira, S., Kriteria
Penilaian Produktivitas dan Mutu, 13 Februari.
Narsa, I.M., 1999,
Sistem Pembelian Just In Time: Karakteristik, dan Dampaknya terhadap
Kualitas, Majalah Ekonomi, No. 1, April: 16-28.
Soewarno, N., 2005, Just
In Time (JIT) sebagai Upaya untuk Meningkatkan Competitive Advantage, Majalah
Ekonomi, No. 3A, Desember: 425-440.
