PENGARAHAN DAN PERKEMBANGAN KOMUNIKASI ORGANISASI (Tugas softskill 3)

PENGARAHAN DAN PERKEMBANGAN KOMUNIKASI ORGANISASI

A. Pengertian Komunikasi

Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi seseorang ke orang lain. Komunikasi mempunyai pengertian tidak hanya berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tapi mempunyai pengertian yang lebih luas seperti ekpresi wajah, intonasi dan sebagainya. Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran informasi. Hal ini mengandung unsur-unsur :

1.      Sebagai kegiatan untuk seseorang mengerti.

2.      Sebagai sarana pengendalian informasi.

3.      Sebagai system bagi terjalinnya komunikasi  diantara individu-individu

Istilah komunikasi dari bahasa Inggris communication, dari bahasa latin communicatus yang mempunyai arti berbagi atau menjadi milik bersama, komunikasi diartikan sebagai proses sharing diantara pihak-pihak yang melakukan aktifitas komunikasi tersebut.
Definisi komunikasi secara umum adalah suatu proses pembentukan, penyampaian, penerimaan dan pengolahan pesan yang terjadi di dalam diri seseorang dan atau di antara dua atau lebih dengan tujuan tertentu. Definisi tersebut memberikan beberapa pengertian pokok yaitu komunikasi adalah suatu proses mengenai pembentukan, penyampaian, penerimaan dan pengolahan pesan.


B. Proses komunikasi

Komunikasi yang kita lakukan secara sederhana dapat digambarkan dalam tahapan proses sebagai berikut:

1.Pengirim memiliki suatu pesan yang akan disampaikan kepada penerima.

2.Pesan yang ada dibenak pengirim, yang masih dalam bentuk intangible (tidak terlihat), kemudian diproses menjadi pesan yang tangible (kelihatan) agar dapat dipahami oleh penerima pesan. Proses ini disebut dengan encoding Pesan yang akan disampaikan akan di-encode dalam bentuk vocabulary (kata-kata), voice (cara pengucapan), dan visual (faktor-faktor non-verbal yang terlihat dalam pengiriman pesan).


3 Pesan yang telah di-encode ini kemudian disampaikan dengan menggunakan suatu saluran komunikasi (channel message). Saluran ini dapat berupa komunikasi tatap muka, video conference, percakapan telephone, surat elektronik (email), internet blog, surat tertulis, dan lain-lain.


4.Selanjutnya pesan yang telah di-encode ini dterima oleh penerima pesan untuk kemudian dilakukan proses decode (memberikan makna).


5.Selanjutnya penerima pesan akan memberikan feedback atas pesan yang diterimanya kepada pengirim pesan. Berdasarkan feedback ini kemudian pengirim pesan akan mengambil tindakan komunikasi selanjutnya, yaitu apakah dengan memberikan penjelasan lanjutan atau melakukan proses komunikasi berikutnya, atau menyudahi proses komunikasi.


6. Seberapa efektifkah proses komunikasi yang terjadi ini ,dipengaruhi oleh faktor FCB, yaitu kesamaan field of experience, context komunikasi yang sedang terjadi, dan barriers yang ada selama proses komunikasi tersebut.

Komunikator yang efektif memahami bagaimana proses komunikasi terjadi dan dapat memanfaatkannya untuk meningkatkan efektifitas komunikasi yang dilakukannya. 

 C.Saluran komunikasi dalam organisasi 

1. Komunikasi Vertikal
Komunikasi Vertikal adalah komunikasi ke atas dan atau ke bawah dalam rantai komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen tingkat atas sampai pada karyawan bukan supervisor. Kegunaannya antara lain untuk memberikan perintah, petunjuk dan lain-lain serta membuka informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaanorganisasi. Sedangkan kegunaan komunikasi ke atas memberikan informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi tentang apa yang terjadi pada tingkatan yang lebih rendah. Misalnya tentang saran-saran, laporan kemajuan dan sebagainya.

2. Komunikasi Lateral atau Horizontal
Meliputi pola aliran kerja dalam organisasi yang terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama dan diantara departemen-departemen pada tingkat organisasi yang sama. Kegunaannya adalah untuk menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan pemecahan masalah organisasi. Hal ini untuk menghindari keterlambatan dalam pengarahan dan untuk membentuk hubungan dengan rekan mereka.

3. Komunikasi Diagonal
Adalah komunikasi yang memotong secara silang diagonal rantai perintah organisasi dan merupakan hasil hubungan antara departemen lini dan staf.

  Saluran komunikasi formal dalam organisasi 

D.Peranan Komunikasi Informal

Ada 3 jenis komunikasi, yaitu :

1. Komunikasi Formal
2. Informal
3. Non Formal

Adapun penjelasannya sebagai berikut:

    Komunikasi formal adalah suatu proses komunikasi yang bersifat resmi dan biasanya dilakukan di dalam lembaga formal melalui garis perintah atau sifatnya instruktif , berdasarkan struktur organisasi oleh pelaku yang berkomunikasi sebagai petugas organisasi dengan status masing - masing yang tujuannya menyampaikan pesan yang terkait dengan kepentingan dinas . Suatu komunikasi juga dapat dikatakan formal ketika komunikasi antara dua orang atau lebih yang ada pada suatu organisasi dilakukan berdasarkan prinsip - prinsip dan struktur organisasi .

1. Komunikasi Informal adalah komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi , akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi . Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara hubungan sosial persahabatan kelompok informal , penyebaran informasi yang bersifat pribadi dan privat seperti isu , gosip , atau rumor . Tentang komunikasi informal sebaiknya tidak dilakukan berdasarkan informasi yang masih belum jelas dan tidak akurat , carilah sumber informasi yang dapat dipercaya , selalu gunakan akal sehat dan bertindak berdasarkan pikiran yang positif .
Informasi dalam komunikasi informal biasanya timbul melalui rantai kerumunan di mana seseorang menerima informasi dan diteruskan kepada seseorang atau lebih dan seterusnya sehingga informasi tersebut tersebar ke berbagai kalangan . Implikasinya adalah kebenaran informasi tersebut menjadi tidak jelas atau kabur . Meski demikian komunikasi informal akan untuk memenuhi kebutuhan sosial

   2. mempengaruhi orang lain , dan mengatasi kelambatan komunikasi formal yang biasanya cenderung kaku dan harus melalui berbagai jalur terlebih dahulu .

   3.  Komunikasi Non Formal adalah proses komunikasi yang berada di antara yang formal atau resmi dengan yang tidak resmi atau informal . Komunikasi jenis ini biasanya berupa komunikasi yang berhubungan dengan hubungan pribadi .

E. HAMBATAN HAMBATAN KOMUNIKASI EFEKTIF

1. Hambatan Organisasional
 

- Tingkatan Hirarki
Bila organisasi tumbuh dan berkembang akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi, karena menambah tingkatan memakan waktu yang panjang dan ketepatannya semakin berkurang. Dimana setiap tingkatan bisa menambah atau mengurangi, serta merubah berita dengan aslinya.

Hilangnya informasi dalam rantai pemerintahan

- Wewenang Manajerial

Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Atasan banyak merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah. Sedang bawahan menghindari situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat posisinya tidak menguntungkan. Maka dari dua hal diatas akan menimbulkan gap.

- Spesialisasi
Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah lainnya membuat orang merasa ada dalam dunia yang berbeda, yang akhirnya menghalangi masyarakat, serta sulit memahami dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan. 

F.PENINGKATAN EFEKTIFITAS KOMUNIKASI
Ada dua cara untuk meningkatkan efektivitas komunikasi, yaitu :


1. Kebutuhan akan komunikasi yang efektif
Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik.
Dijaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting, maka perusahaan-perusahaan besar biasanya menggunakan ahli komunikasi untuk membantu memecahkan masalah-masalah komunikasi internal.
Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal ini para manajer harus aktif. Penggunaan manajemen partisi-pasif dan komunikasi tatap muka merupakan cara baik meningkatkan efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan balik.

2. Komunikator yang lebih efektif
Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan latihan-latihan dalam bentuk penulisan maupun penyampaian berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita.
Salah satu alat yang digunakan adalah Active listening yang digunakan untuk mengembangkan keterampilan manajemen para manajer, sebagai dasar peralatan ini adalah penggunaan reflective statements (pernyataan balik) oleh para pendengar.

Daftar Pustaka 
http://www.slideshare.net/wawanhidayatt/pengarahan-dan-pengembangan-organisasi.

http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_manajemen_umum/Bab_6.pdf

http://id.shvoong.com/how-to/careers/2198703-pengertian-komunikasi-formal-informal-dan/.

Read More